Jäsenrekisterin informointiseloste

Laatimispäivä 24.11.2008. Päivitetty 24.1.2017. Päivitetty 24.5.2018. 

Sosialidemokraattiset Nuoret ry.  kunnioittaa jäsentensä yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tässä selosteessa on kuvattu menettelytavat, joita sovelletaan Sosialidemokraattiset Nuoret ry. jäsenistä keräämiin henkilötietoihin.

  1. Rekisterinpitäjä

Sosialidemokraattiset Nuoret ry.

Puh.: 050 466 9003

sähköposti: toimisto@demarinuoret.fi

  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Pääsihteeri

Simo Rissanen

Sähköposti: simo.rissanen@demarinuoret.fi

Puh: 050 466 9003

  1. Rekisterin nimi

Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisteri.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja oikeusperuste

Sosialidemokraattiset Nuoret ry kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen sen toiminnan harjoittamiseen ja jäsenyyden hoitamiseen, kuten  jäsenpostituksiin ja yhteydenpitoon. Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisterissä säilytetään liiton ja sen jäsenyhdistysten sekä niiden jäsenyhdistysten jäsentietoja.

Jäsenyyden hoitaminen

Ensisijainen tarkoitus Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n  jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyden hoitaminen sekä jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistaminen, jolloin käsittelyn perusteena on Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenyhdistyksen tai jäsenyhdistyksen jäsenyhdistyksen ja jäsenen välinen sopimus. Henkilötietoja käsitellään sopimuksen mukaisen jäsenyyden ja siihen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi jäsenille, jäsenmaksujen laskuttamiseksi ja jäsensuhteen ylläpitämiseksi.  

Henkilötietoja voidaan käyttää palautteen analysoinnissa ja sen avulla edistetään liiton markkinointia. Sähköistä suoramarkkinointia Sosialidemokraattiset Nuoret ry  harjoittaa vain lainsäädännön edellyttämällä tavalla vastaanottajan suostumuksella.

Jäsenviestintä ja markkinointi

Sosialidemokraattiset Nuoret ry käyttää henkilötietoja myös informoidessaan jäseniä toiminnastaan, tapahtumista, vaaleista ja kampanjoista uutiskirjeen muodossa sekä kerätessään jäsenkyselyillä tietoa palveluidensa ja toimintansa kehittämiseksi sekä mielipidetutkimusten tekemiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös markkinointitoimenpiteisiin. Suoramarkkinointi perustuu tällöin Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n oikeutettuun etuun tarjota tietoa palveluistaan. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Yllä mainittuja tehtäviä suorittavat Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n palveluksessa olevat henkilöt, jäsenyhdistysten ja jäsenyhdistysten jäsenyhdistykset. Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan toteutumisesta kaikkien jäsenrekisterin tietoja käsittelevien toiminnassa. Kaikki henkilötietoja käsittelevät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten:

- nimi

- syntymäaika

- sukupuoli

- osoite

- puhelin

- sähköposti

- jäsenmaksua koskevat tiedot

- mahdolliset luvat ja suostumukset

- mahdolliset tarjonnanestotiedot

- jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi jäsenistä ne tiedot, jotka jäseneksi liittyvä tai lisätietoja pyytävä henkilö ilmoittaa liittymislomakkeessa.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja siirretään Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n sekä sen jäsenyhdistysten ja niiden jäsenyhdistysten välillä jäsenyyden hoitamiseksi.

Sosialidemokraattiset Nuoret ry voi luovuttaa tietoja palveluntarjoajille ja kolmansille osapuolille silloin, kun nämä käsittelevät tietoja sen lukuun esimerkiksi jäsenpalveluiden toteuttamiseksi, kuten jäsenten muistamiseksi.

Tietoja voidaan säilyttää ulkomaisten yritysten kuten Googlen pilvipalvelimella, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat sijaita ulkomailla. Muita tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Sosialidemokraattiset Nuoret ry voi luovuttaa tietoja myös viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Lisäksi tapahtumien yhteydessä annettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestäjän yhteistyökumppaneille.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu julkaisujärjestelmän suojausprotokollien avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää ennalta määrätyn käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötiedot itselleen, pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista, ellei niiden poistamiselle ole estettä. Rekisteröidyllä on lisäksi tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.  

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröity voi tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä jäsenpalveluumme. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta jäsenpalvelumme voi todentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden. Sosialidemokraattiset Nuoret ry ilmoittaa rekisteröidylle, mikäli ei joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen sillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyynnön toimisto@demarinuoret.fi

Jos rekisteröity huomaa, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

 

  • Henkilötietojen säilyttäminen

Sosialidemokraattiset Nuoret ry  säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määritettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan käsittelyn päättymisen jälkeen käsitellä tilastointitarkoituksiin, siten etteivät yksittäiset henkilöt ole enää tunnistettavissa.

 

  • Selosteen muuttaminen

 

Toiminnan kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta Sosialidemokraattiset Nuoret ry   pidättää oikeuden muuttaa tätä informointiselostetta.

 

Kommentit