Jäsenrekisterin informointiseloste
Laatimispäivä 24.11.2008. Päivitetty 24.1.2017. Päivitetty 24.5.2018. Päivitetty 23.9.2021. Päivitetty 29.9.2022
Sosialidemokraattiset Nuoret ry. kunnioittaa jäsentensä yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tässä selosteessa on kuvattu menettelytavat, joita sovelletaan Sosialidemokraattiset Nuoret ry. jäsenistä keräämiin henkilötietoihin.
Rekisterinpitäjä
Sosialidemokraattiset Nuoret ry.
Puh.: 050 466 9003
sähköposti: toimisto@demarinuoret.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Järjestösuunnittelija
Camilla Relander
Sähköposti: camilla.relander@demarinuoret.fi
Puh: 050 338 7336
Rekisterin nimi
Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja oikeusperuste
Sosialidemokraattiset Nuoret ry kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen sen toiminnan harjoittamiseen ja jäsenyyden hoitamiseen, kuten jäsenpostituksiin ja yhteydenpitoon. Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisterissä säilytetään liiton ja sen jäsenyhdistysten sekä niiden jäsenyhdistysten jäsentietoja.
Jäsenyyden hoitaminen
Ensisijainen tarkoitus Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyden hoitaminen sekä jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistaminen, jolloin käsittelyn perusteena on Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenyhdistyksen tai jäsenyhdistyksen jäsenyhdistyksen ja jäsenen välinen sopimus. Henkilötietoja käsitellään sopimuksen mukaisen jäsenyyden ja siihen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi jäsenille, jäsenmaksujen laskuttamiseksi ja jäsensuhteen ylläpitämiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää palautteen analysoinnissa ja sen avulla edistetään liiton markkinointia. Sähköistä suoramarkkinointia Sosialidemokraattiset Nuoret ry harjoittaa vain lainsäädännön edellyttämällä tavalla vastaanottajan suostumuksella.
Jäsenviestintä ja markkinointi
Sosialidemokraattiset Nuoret ry käyttää henkilötietoja myös informoidessaan jäseniä toiminnastaan, tapahtumista, vaaleista ja kampanjoista uutiskirjeen muodossa sekä kerätessään jäsenkyselyillä tietoa palveluidensa ja toimintansa kehittämiseksi sekä mielipidetutkimusten tekemiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös markkinointitoimenpiteisiin. Suoramarkkinointi perustuu tällöin Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n oikeutettuun etuun tarjota tietoa palveluistaan. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.
Yllä mainittuja tehtäviä suorittavat Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n palveluksessa olevat henkilöt, jäsenyhdistysten ja jäsenyhdistysten jäsenyhdistykset. Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan toteutumisesta kaikkien jäsenrekisterin tietoja käsittelevien toiminnassa. Kaikki henkilötietoja käsittelevät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten:
- nimi
- syntymäaika
- sukupuoli
- osoite
- puhelin
- sähköposti
- jäsenmaksua koskevat tiedot
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- mahdolliset tarjonnanestotiedot
- jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä rekisteröi jäsenistä ne tiedot, jotka jäseneksi liittyvä tai lisätietoja pyytävä henkilö ilmoittaa liittymislomakkeessa.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietoja siirretään Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n sekä sen jäsenyhdistysten ja niiden jäsenyhdistysten välillä jäsenyyden hoitamiseksi. Sosialidemokraattiset Nuoret ry voi luovuttaa tietoja palveluntarjoajille ja kolmansille osapuolille silloin, kun nämä käsittelevät tietoja sen lukuun esimerkiksi jäsenpalveluiden toteuttamiseksi, kuten jäsenten muistamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää ulkomaisten yritysten kuten Googlen pilvipalvelimella, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat sijaita ulkomailla. Muita tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Sosialidemokraattiset Nuoret ry voi luovuttaa tietoja myös viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Lisäksi tapahtumien yhteydessä annettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestäjän yhteistyökumppaneille.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sosialidemokraattiset Nuoret ry:n jäsenrekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu julkaisujärjestelmän suojausprotokollien avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää ennalta määrätyn käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada henkilötiedot itselleen, pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista, ellei niiden poistamiselle ole estettä. Rekisteröidyllä on lisäksi tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröity voi tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä jäsenpalveluumme. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta jäsenpalvelumme voi todentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden. Sosialidemokraattiset Nuoret ry ilmoittaa rekisteröidylle, mikäli ei joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen sillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyynnön toimisto@demarinuoret.fi
Jos rekisteröity huomaa, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.
Henkilötietojen säilyttäminen
Sosialidemokraattiset Nuoret ry säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määritettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan käsittelyn päättymisen jälkeen käsitellä tilastointitarkoituksiin, siten etteivät yksittäiset henkilöt ole enää tunnistettavissa.
Selosteen muuttaminen
Toiminnan kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta Sosialidemokraattiset Nuoret ry pidättää oikeuden muuttaa tätä informointiselostetta.